جریان کارها در سازمان‌ها، معمولا با موانع و تنگناهایی رو به رو است که باعث میشود از ظرفیت‌ها و توانمندی‌های افراد و گروه‌های کاری شرکت استفاده بهینه نشود. این امر به دلیل آمیختگی فعالیتهای مفید و ارزش افزا با مراحل زائد، تکراری، بی‌هدف و غیر ارزش افزا است. مشکلاتی چون ضعف در تبادل اطلاعات، کندی فرآیند پاسخگویی به مشتری و عدم تحقق اهداف زمانی و مالی سازمان، نشانه هایی از بروز مشکل در فرآیندها و روال‌های کاری سازمان‌هاست. با مستندسازی فرآیندها و بررسی علمی جریان کارها، میتوان به این اختلالات و نارسایی‌ها اشراف پیدا کرد و راههای بهتر انجام کارها را شناسایی و طراحی نمود.
شرکت توسعه مدیریت آتیه امید ایرانیان جهت ارایه خدمات بهبود فرآیندهای کسب وکار مراحل زیر را انجام میدهد
1- شناخت و تحلیل وضع موجود
فاز اول متمرکز بر شناخت و تحلیل شرکت کارفرما است. در این فاز ابتدا به بررسی اسناد کلیدی شرکت و همچنین استخراج ویژگیها، تمرکز میشود. بر اساس یافته های این مرحله نیازمندیهای سازمانی و فرآیندی شرکت جهت تحقق مأموریت شرکت مشخص میشود.
2- تعیین درجه بلوغ هر یک از فرآیندها
در سازمان‌هایی که رویکرد فرآیند محوری را دنبال می کنند، باید به صورت دوره ای، وضعیت بلوغ فرآیندها پایش شده تا برنامه‌های افزایش سطح بلوغ برای آنها تدوین گردد. ممیزی فرآیندهای کسبوکار روشی است که می تواند وضعیت فرآیندهای سازمان را از منظر مدیریت آنها گزارش کند تا بتوان بر مبنای نتایج آن تصمیم‌گیری نمود.
3- تعیین اولویت‌های بهبود فرآیندها مبتنی بر راهبردها
در این مرحله مدل فرآیندی شرکت مستند شده و با بهره گیری از تجارب قبلی و در دسترس از شرکت‌های مشابه و همچنین الگوهای مرتبط با کسبوکار سازمان مانند چارچوب APQC ، بهبود داده خواهد شد.
4- مستند سازی وبهبود مدل فرآیندی شرکت(سطوح اول تا سوم مبتنی بر مدل APQC)
سطوح اول تا سوم مدل APQC به ترتیب متناظر با حوزه‌های فرآیندی، گروه فرآیندی و فرآیندهای سازمان است در این فاز مدل فرآیندی شرکت تا سطح سوم مستند شده و با بهره‌گیری از تجارب قبلی و در دسترس از شرکت‌های مشابه و همچنین الگوهای مرتبط با کسبوکار سازمان مانند چارچوب APQC ، بهبود داده خواهد شد. لازم به ذکر است که در سطح سوم مدل لیست فرآیندهای مورد نیاز شرکت، ارائه خواهد گردید. روش اجرایی غالب در این فاز، برگزاری کارگاه‌های مستندسازی فرآیندها خواهد بود که با حضور مسئولین مربوطه در سطوح مختلف سازمانی، لیست حوزه های فرآیندی، گروه‌های فرآیندی و فرآیندهای مورد نیاز شرکت استخراج خواهد شد. همچنین ساختار پیشنهادی مبتنی بر مدل فرآیندی و نیز الزامات استراتژیک تا سطح واحدهای کاری در این گام تهیه خواهد شد تا بتوان در طراحی گردش کار فرآیندهای مطلوب سازمان از آن بهره برد.
5- مستندسازی و بهبود مدل فرآیندی نظام ارزیابی عملکرد فرآیندهاو بازنگری شرح مشاغل (سطح چهارم مبتنی برمدل APQC)
در این فاز نمودارهای گردش کار ترسیم خواهد شد. نمودارهای گردش کار نشان‌دهنده فعالیت‌ها و ارتباطات میان آنهاست. برخی از فعالیتهای مدل شده در این سطح ممکن است برای عملیاتی شدن نیازمند اجرای مجموعهایی از وظایف جزئی(task)باشند که در قالب دستورالعمل‌‌های اجرایی قابل طراحی هستند.لازم به ذکر است ساختار طراحی شده شرکت در فاز قبل مبنای گردش کارها خواهد بود و این ساختار از قبل در نرم افزار تعریف می شود. این فاز شامل استخراج ورودی‌ها، خروجی‌ها و مراحل فعلی انجام فرآیندها در قالب فرم SIPOC و یا ابزارهای مشابه و ترسیم نمودارهای گردش کار بهبود داده شده بر بستر نرم‌افزار مدل‌سازی منتخب کارفرما خواهد بود. ارزیابی مستمر عملکرد واحدها، نقش بسزایی در افزایش اثربخشی و کارایی و تحقق اهداف کلان سازمان دارد. شاخصهای عملکرد واحدها را میتوان بر مبنای فرآیندهای مرتبط با هر واحد و اهداف استراتژیک و عملیاتی شرکت، تعیین و هدف‌گذاری نمود. در انتهای این فاز، با نگرش به شرح وظایف فعلی و فرآیندهای جدید طراحی شده، بخش‌هایی که جهت تطابق با فرآیندها، نیازمند تغییر هستند، شناسایی شده و یا به عبارت دیگر تغییرات مورد نیاز در شرح وظایف واحدها جهت تحقق و جاری‌سازی فرآیندها، مشخص می گردند.
6- مدل سازی فرآیندها بر بستر نرم‌افزار QPR
به منظور طراحی ساختار سازمانی، نقشه فرآیندی و نیز مدل‌سازی فرآیندها، در صورت موافقت کارفرما، میتوان از نرم‌افزار Process Designer QPR استفاده گردد. این نرم‌افزار یک ابزار قدرتمند برای توصیف، تجزیه و تحلیل، ارتباط و ارتقا فرآیندهای سازمان میباشد. این ابزار به طور ویژه روی کاربران کسبوکار متمرکز میشود. مدیریت فرآیند موثر به صورت بنیادی در این ابزار بدون مشارکت موثر افراد امکان‌پذیر نیست.
برخی از ویژگیها و مشخصات این نرم افزار به شرح ذیل میباشد:
- طراحی و نگهداری موثر و کارآمد فرآیندهای سازمان
- تحلیل و بهبود فرآیندهای سازمان
- یکپارچگی مستندات فرآیندها
- بهره مندی از داشبوردهای مدیریتی جهت پایش عملکرد
- کاربری آسان، سریع و نیازمندی حداقل دانش نرم‌افزاری جهت مدل‌سازی فرآیندها
- قابل استفاده به بیش از بیست زبان مختلف دنیا
- هماهنگی خروجی‌های گزارش با مجموعه مایکروسافت آفیس
- شرکت QPR دارای 1500 مشتری، در بخش عمومی و خصوصی در بیش از 50 کشور دنیا میباشد
- نرم افزاری تعاملی جهت مدیریت کارکنان در انجام فرآیندها
- تهیه مدل داده و استقرار سامانه هوشمندی کسبوکار (BI)
7- تهیه مدل داده و استقرار سامانه هوشمندی کسبوکار(BI)
در این مرحله مدل داده بر اساس فرآیندهای طراحی شده تهیه می گردد. همچنین سامانه هوشمندی کسبوکار (BI) برای ارزیابی عملکرد فرایندها با نگاه کاربردی طراحی وپیاده سازی می گردد.
